Cómo funciona
El recorrido de un cuadro de pago, de principio a fin, y en qué pantalla se hace cada paso.
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Llega el cuadro de pago
Se carga el listado de instrucciones que se descarga del Portal de Pagos del Coordinador. El sistema separa lo que te deben (eres acreedor) de lo que debes (eres deudor) y crea las contrapartes que falten.
- El cuadro nuevo aparece como «Por revisar».
- Lo que ya estaba cargado no se duplica.
- 2
Alguien lo revisa y lo aprueba
Al abrir el cuadro se ve cada contraparte comparada con el mes anterior en el mismo concepto. Lo nuevo o lo que varía 30% o más queda resaltado. Si algo no calza se deja «Observado» con el motivo; si está bien, se aprueba.
- La tabla «Revisión contra el mes anterior».
- Sin aprobación no se contabiliza ni se factura.
- 3
Se contabiliza en su mes
Al contabilizar se pregunta la fecha (se sugiere el último día del mes del cuadro). Lo instruido a favor queda como ingreso del mes y lo instruido en contra como costo del mes, y cada obligación genera su orden de compra. El resultado queda donde corresponde aunque la factura salga o llegue semanas después.
- Los asientos de provisión, con su número y su fecha.
- Las órdenes de compra generadas.
- 4
Se factura
Las ventas del cuadro se emiten en un lote, una factura por instrucción con su referencia SEN. Si la empresa factura en otro sistema, las facturas se cruzan con el Registro de Compras y Ventas. Cuando la factura existe, un asiento de reverso descuenta la provisión en esa misma fecha.
- El avance del lote, factura por factura.
- En cada línea: el asiento de la factura y el del reverso.
- 5
Conformidad, cobro y pago
Cada instrucción muestra seis marcas: contabilizada en su mes, facturada, conforme, informada al Portal, pagada y ciclo cerrado. Se marcan una o varias filas para dar conformidad o registrar el cobro o el pago, con su fecha y su banco. La partida queda cerrada también en Cuentas por cobrar y por pagar.
- Haz clic en una fila: se despliega su recorrido completo.
- «Descargar Excel» baja lo mismo que ves, con los filtros aplicados.
- 6
Lo impago se reclama a tiempo
Una disconformidad por no pago se puede abrir hasta 15 días después de la fecha de pago. Se registra desde la fila de la instrucción, el plazo para regularizar se calcula solo y cada gestión queda en la bitácora. También se llevan las que presentan en contra.
- Los días que quedan en cada una.
- Si la factura se paga, la disconformidad se cierra sola.
- 7
Todo se controla desde el Monitor
Posición neta, cartera por cobrar y por pagar, lo que vence en los próximos 14 días, provisiones abiertas y 15 controles con los plazos del Coordinador. Cada cifra es un enlace: abre las instrucciones que la componen y, desde ahí, el asiento, la orden de compra o la disconformidad.
- Los controles en rojo: es lo que hay que atender hoy.
- «Contrapartes»: cómo paga cada coordinado.
Los plazos que vigila el sistema
- Facturar
- 3 días desde la publicación del cuadro
- Pagar
- 7 días desde la emisión de la factura
- Informar al Portal
- 2 días (emisión, aceptación y pago)
- Rechazar una factura
- hasta 8 días; no vale rechazar por falta de orden de compra
- Abrir disconformidad por no pago
- hasta 15 días después de la fecha de pago
- Regularizar una disconformidad
- 10 días hábiles si es por pago; 8 si es por facturación u otro motivo
Norma Técnica de Coordinación y Operación (art. 3-29) y Procedimiento Interno de Cumplimiento de la Cadena de Pagos del Coordinador (24-12-2025).